La communication digitale des notaires

Le notaire est un officier public ministériel. En tant que tel, sa profession est encadrée par des règles déontologiques strictes. Le but étant de garantir la crédibilité de la profession. Toute activité commerciale étant prohibée, il en va de même pour tout acte ayant une visée commerciale ou mercantile. Ainsi, la publicité personnelle et le démarchage sont strictement prohibés. On peut donc se demander s’il est possible pour les notaires d’avoir une stratégie de communication digitale respectueuse de ses impératifs déontologiques.

Les notaires sont-ils libres en termes de communication digitale ?

La réponse est clairement négative en l’état actuel. S’il est admis que les notaires puissent disposer de sites internet personnels et de pages sur les réseaux sociaux, toute communication via des applications n’est pour le moment pas envisageable. Il en va de même pour toute prise de contact par messagerie électronique qui ne serait pas sollicitée par le client.

Internet et réseaux sociaux

A la lecture des différents textes et articles en matière de communication des notaires, il ressort que le site internet reste l’outil le plus communément admis. Pour autant, il n’y a pas d’obstacle connu – sanctions disciplinaires, interdiction formelle – à la communication sur les réseaux sociaux. D’autant qu’il existe des pages Facebook ou LinkedIn d’études de notaires.

Applications mobiles

En ce qui concerne les applications mobiles, le site officiel des notaires de France en a lancé une destinée à informer les utilisateurs sur l’évolution des prix de l’immobilier. Pour autant, cela ne signifie pas qu’un notaire ou qu’une étude peut, à titre personnel interagir avec ses clients par ce biais. En effet, les interactions de type conseil en ligne sont prohibées.

Sous réserve que l’application soit développée dans un but purement informatif, il est prudent de considérer que cette possibilité n’est pas ouverte aux notaires à titre personnel. Les seules applications repérées en matière notariale sont généralement mises en place par des institutions représentatives de la profession.

Messagerie électronique

L’envoi de messages non sollicités par le client potentiel est strictement interdit. De façon plus générale, tout envoi de messages non sollicités est proscrit. Peu importent la teneur du message ou son contenu. Cela constituerait un démarchage qui, encore une fois, est strictement interdit.

Le site web du notaire : une interface rigoureusement encadrée

Il est possible pour une étude de disposer d’un site internet dont elle est propriétaire. Cette possibilité est une fois de plus strictement encadrée par les recommandations déontologiques. De sa conception à sa gestion quotidienne, des règles sont à observer.

Conception, création et mise en ligne du site internet

Il est important de savoir quelles informations doivent apparaître sur le site internet du notaire. De façon générale, l’ouverture d’un site internet pour un notaire doit respecter les conditions suivantes :

  • Informer la chambre régionale de l’intention d’ouvrir un site internet avant sa mise en ligne afin de recevoir le code de bonne conduite.
  • Déclarer l’ouverture du site à la chambre avant qu’il soit accessible au public et lui communiquer les modalités d’accès ainsi que le centre d’hébergement.
  • Le site doit être inscrit dans le nom de domaine « notaires.fr »
  • Respecter le plan de nommage du Conseil Supérieur du Notariat : [nom du notaire + initiale du prénom].[département].notaires.fr
  • Aucune abréviation n’est admise s’agissant du nom du notaire.
  • Il faut soumettre la page de présentation à la chambre départementale pour approbation. Cette page contient généralement les informations relatives à l’office notarial.

Le notaire conserve toutefois certaines possibilités :

  • Choisir le nom de domaine du site s’il s’agit d’une étude de plusieurs notaires associés.
  • Préciser ses domaines de spécialisation, sous réserve que celle-ci soit reconnue par un certificat de spécialisation.
  • De même, il peut préciser les langues étrangères parlées ou l’affiliation à un réseau notarial.
  • Dans le cadre d’une étude de notaires associés, mettre les photographies des notaires titulaires.

Gestion du site et relation client

Dans la gestion quotidienne du site internet et la prise de contact avec les clients, un strict respect de la déontologie est nécessaire. Il faut donc garder à l’esprit l’interdiction de la publicité et du démarchage. Les possibilités offertes au notaire dans le cadre de son site internet personnel sont limitativement édictées :

  • La publication d’annonces immobilières.
  • La négociation de biens à vendre ou à louer sous réserve que ce soit à titre accessoire et que cela s’inscrive dans la perspective de réalisation d’un contrat.
  • S’agissant de la publication d’annonces immobilières, il est recommandé de passer par l’intermédiaire d’un groupement de négociation afin de centraliser les annonces et assurer ainsi une cohésion globale en matière de publicité foncière. Ces annonces peuvent mentionner l’adresse électronique de contact ou le numéro de téléphone du notaire.
  • L’ajout de liens hypertexte sous réserve que ces derniers renvoient à un site institutionnel notarial ou à un site juridique à vocation informative.
  • La publication d’informations d’ordre juridique ou fiscal à condition d’assurer leur mise à jour régulière. Toute information erronée ou qui ne serait plus d’actualité engage la responsabilité professionnelle du notaire. Afin d’éviter ce cas de figure, il est généralement recommandé d’ajouter des liens hypertexte renvoyant à des sites institutionnels fournissant l’information recherchée.

Interdiction des consultations en ligne

En revanche, toute consultation en ligne est généralement proscrite. Cette interdiction est destinée à protéger le notaire tout comme le client. Et ce pour plusieurs raisons :

  • L’anonymat des internautes – ou du moins le manque de certitude quant à l’identité du correspondant – est incompatible avec le caractère personnalisé de la consultation notariale.
  • Toute réponse écrite du notaire engage sa responsabilité professionnelle et toute erreur pourrait s’avérer lourde de conséquences.

Possibilité de correspondance entre le notaire et son client

Le notaire est néanmoins autorisé à échanger avec son client par messagerie électronique dans un espace sécurisé de type extranet. Il faudra, dans cette optique, conserver toutes les données de connexion et l’historique des échanges.

Les autres opportunités de communication du notaire

Les réseaux sociaux

Nous l’avons précédemment évoqué, le notaire peut communiquer sur les réseaux sociaux. Qu’il s’agisse de Facebook, LinkedIn ou Twitter, le notaire est en mesure de s’y inscrire sous réserve du respect des recommandations déontologiques. L’avantage d’une présence sur les réseaux sociaux est de donner une image dynamique et moderne de la profession. Le tout en s’assurant une visibilité auprès d’un public large et/ou qualifié selon le réseau choisi.

Le référencement naturel (SEO)

Si le référencement payant est clairement banni des possibilités de communication et de visibilité digitales du notaire, le SEO ou référencement naturel reste envisageable. La société Quintessence propose à ce titre un accompagnement global en matière de référencement naturel. Découvrez l’ensemble des prestations sur cette page.

Il s’agira de contenu de qualité, pertinent et informatif. De plus, une mise à jour régulière d’articles abordant des sujets comme les successions ou les libéralités peut susciter l’intérêt des internautes – et des clients potentiels. Attention toutefois à ne pas se mettre personnellement en valeur. Le but ici est d’informer le client sur la loi et le notariat, pas sur les compétences personnelles du notaire. Et encore moins sur sa clientèle, si prestigieuse soit-elle. Secret professionnel et confidentialité obligent.